Panduan Praktis: Tips Membuat SKS

Dalam dunia administrasi, dokumen resmi seperti surat keputusan memiliki peran penting sebagai landasan pelaksanaan suatu kebijakan, penunjukan, atau perubahan struktural. SKS (Surat Keputusan Sementara) merupakan salah satu jenis dokumen resmi yang banyak digunakan di instansi, baik di lingkungan pendidikan, pemerintahan, maupun perusahaan. Meskipun terdengar formal dan kaku, pembuatan SKS yang baik tidak harus rumit jika didukung oleh strategi dan tips praktis yang tepat.

Artikel ini akan membahas langkah-langkah awal dalam menyusun SKS, mulai dari pemahaman dasar mengenai apa itu SKS, tujuan pembuatannya, hingga tips dan trik agar SKS yang Anda buat tidak hanya memenuhi standar administrasi, tetapi juga mudah dipahami oleh semua pihak terkait. Dengan pendekatan yang manusia friendly, Anda akan mendapatkan gambaran lengkap tentang cara menyusun dokumen resmi ini secara sistematis dan profesional.

Baca Juga: Tips Mengatur SKS Agar Studi Tepat Waktu

Apa Itu SKS dan Mengapa Penting?

Penjelasan dari pentingnya mengatur SKS, meliputi:

1. Definisi SKS

SKS, dalam konteks artikel ini, merupakan singkatan dari Surat Keputusan Sementara. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh pimpinan instansi seperti kepala sekolah, dekan, atau pejabat struktural lainnya untuk menetapkan suatu kebijakan, penunjukan, atau perubahan organisasi secara sementara sebelum diterbitkan SK final. Meskipun sifatnya sementara, SKS harus dibuat dengan teliti karena menjadi dasar pelaksanaan kegiatan atau kebijakan yang bersangkutan.

2. Tujuan Pembuatan SKS

Pembuatan SKS memiliki beberapa tujuan penting, antara lain:  

• SKS digunakan untuk menetapkan keputusan yang harus segera dilaksanakan, misalnya penunjukan staf, pengaturan jadwal, atau pengumuman perubahan struktural.  
• Dokumen ini menjadi dasar hukum dan administratif yang mengikat semua pihak terkait.  
• Karena bersifat sementara, SKS memungkinkan adanya evaluasi dan penyesuaian sebelum keputusan final dikeluarkan.  
• SKS berfungsi sebagai media komunikasi resmi yang menyampaikan keputusan pimpinan kepada seluruh bagian organisasi.

Komponen Utama SKS

Sebelum menyusun SKS, penting untuk mengetahui komponen-komponen utama yang harus ada agar dokumen tersebut lengkap dan informatif. Berikut adalah elemen-elemen yang umumnya terdapat dalam SKS:

1. Kop Surat dan Identitas Instansi: Di bagian awal SKS, cantumkan kop surat yang memuat logo dan identitas instansi. Informasi ini mencakup nama instansi, alamat, nomor telepon, dan data kontak resmi lainnya. Kop surat memberikan kesan profesional dan menunjukkan keabsahan dokumen.
2. Judul dan Nomor SKS: Tuliskan judul SKS yang menggambarkan inti keputusan, misalnya “Surat Keputusan Sementara Tentang Penunjukan Kepala Bagian” atau “SKS Perubahan Jadwal Pelaksanaan Ujian.” Selain itu, sertakan nomor SKS yang nantinya akan menjadi referensi resmi apabila dokumen tersebut diarsipkan.
3. Dasar Hukum atau Landasan: Cantumkan dasar hukum, peraturan, atau pedoman yang menjadi acuan dalam pengambilan keputusan. Misalnya, “Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan” atau “Sesuai dengan Surat Edaran Kepala Sekolah” Bagian ini memberikan legitimasi dan menunjukkan bahwa keputusan diambil berdasarkan aturan yang berlaku.
4. Pertimbangan dan Maksud: Jelaskan alasan atau pertimbangan yang mendasari dikeluarkannya SKS. Bagian ini sering kali berupa uraian singkat mengenai latar belakang permasalahan, kebutuhan akan penyesuaian, atau tujuan strategis yang ingin dicapai melalui keputusan tersebut.
5. Isi Keputusan: Bagian inti dari SKS adalah isi keputusan. Di sini, uraikan secara jelas keputusan yang diambil, seperti penunjukan, pengaturan, atau kebijakan yang harus dijalankan. Isi keputusan biasanya disusun dalam poin-poin atau pasal-pasal agar mudah dipahami dan diikuti.
6. Waktu Berlaku dan Ketentuan Tambahan: Cantumkan masa berlaku SKS, apakah bersifat sementara sampai SK final diterbitkan atau sampai kondisi tertentu tercapai. Sertakan pula ketentuan tambahan yang dianggap perlu, misalnya mekanisme evaluasi atau prosedur revisi keputusan.
7. Penutup dan Tanda Tangan: Di bagian akhir, berikan pernyataan penutup yang menekankan bahwa SKS telah disetujui dan wajib dilaksanakan. Sertakan tempat, tanggal, serta tanda tangan pejabat yang berwenang sebagai bentuk keabsahan dokumen.

Tips dan Trik Membuat SKS yang Efektif

Berikut adalah beberapa tips tambahan agar proses pembuatan SKS berjalan lancar dan hasilnya optimal:

1. Gunakan Template Standar

Jika instansi Anda memiliki template resmi untuk SKS, gunakanlah template tersebut. Template akan membantu Anda memastikan bahwa format, tata letak, dan informasi yang wajib dicantumkan sudah terpenuhi. Jika belum ada template, Anda dapat membuat kerangka sendiri berdasarkan contoh dokumen resmi yang pernah diterbitkan.

1. Manfaatkan Teknologi 

Gunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs yang menyediakan fitur revisi, pengecekan ejaan, dan tata bahasa. Selain itu, simpan dokumen di cloud (misalnya Google Drive atau Dropbox) untuk menghindari kehilangan data dan memudahkan akses dari berbagai perangkat.

1. Fokus pada Isi dan Pesan Utama

Hindari penambahan informasi yang tidak relevan. Setiap bagian SKS harus langsung menuju inti pesan yang ingin disampaikan. Jika ada penjelasan yang terlalu panjang, pertimbangkan untuk menyederhanakannya tanpa mengurangi makna penting.

1. Konsultasikan dengan Bagian Hukum atau Administrasi

Karena SKS merupakan dokumen resmi, penting untuk memastikan bahwa semua isi sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Jangan ragu untuk meminta saran dari bagian hukum atau administrasi di instansi Anda untuk menghindari kesalahan yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.

Contoh Kerangka SKS

Untuk membantu Anda memahami struktur penulisan SKS secara lebih jelas, berikut adalah contoh kerangka dasar SKS:

1. Kop Surat 

• Logo instansi  
• Nama dan alamat instansi  
• Kontak resmi

2. Judul SKS  

• Contoh: “Surat Keputusan Sementara Tentang Penunjukan [Nama/Jabatan]”

3. Nomor dan Tanggal SKS 

• Nomor dokumen  
• Tanggal penerbitan

4. Dasar Hukum/Acuan 

• Peraturan yang berlaku  
• Dasar pertimbangan pembuatan SKS

5. Pertimbangan  

• Latar belakang singkat mengenai kebutuhan keputusan  
• Alasan-alasan yang mendasari keputusan

6. Isi Keputusan  

• Poin-poin keputusan secara terperinci (misalnya penunjukan, pengaturan tugas, kebijakan baru)  
• Penjelasan mengenai ruang lingkup dan batasan keputusan

7. Ketentuan Berlaku  

• Masa berlaku SKS  
• Prosedur revisi atau evaluasi

8. Penutup  

• Pernyataan penegasan bahwa SKS telah disetujui  
• Tempat dan tanggal penandatanganan  

Kesalahan Umum dan Cara Menghindarinya

Dalam proses penyusunan SKS, terdapat beberapa kesalahan umum yang sering terjadi. Berikut adalah beberapa di antaranya beserta cara menghindarinya:

1. Informasi Tidak Lengkap

Kesalahan yang sering terjadi adalah tidak mencantumkan semua komponen penting, seperti dasar hukum atau ketentuan berlaku.  

• Gunakan checklist berdasarkan kerangka SKS.  
• Periksa kembali pedoman instansi untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat.

2. Bahasa yang Tidak Formal atau Ambigu

Penggunaan bahasa yang terlalu santai atau ambigu dapat menurunkan kredibilitas dokumen.  

• Pastikan untuk menggunakan bahasa formal dan baku.  
• Mintalah orang lain (misalnya rekan kerja atau bagian hukum) membaca draf untuk memastikan kejelasan bahasa.

3. Format dan Tata Letak yang Berantakan

Dokumen resmi harus memiliki tampilan yang rapi dan profesional. Format yang tidak konsisten dapat membuat SKS terlihat tidak serius.    

• Gunakan template atau format standar yang telah disetujui.  
• Periksa margin, spasi, dan penomoran secara menyeluruh sebelum finalisasi.

Studi Kasus: Penerapan SKS di Lingkungan Pendidikan

Untuk memberikan gambaran nyata, berikut adalah contoh penerapan SKS di lingkungan sekolah:

1. Latar Belakang Kasus

Sebuah sekolah swasta ingin melakukan penunjukan sementara kepada guru pengampu mata pelajaran baru karena adanya perubahan kurikulum. Untuk itu, kepala sekolah perlu menerbitkan SKS sebagai dasar pelaksanaan kebijakan tersebut.

2. Proses Penyusunan

Proses penyusunan  dari penerapan SKS di lingkungan pendidikan:

1. Pengumpulan Data: Kepala sekolah mengumpulkan informasi terkait kurikulum baru, regulasi internal, dan rekomendasi dari tim akademik.  
2. Penyusunan Draft: Berdasarkan kerangka yang telah ditetapkan, draft SKS disusun dengan mencantumkan dasar hukum, pertimbangan, isi keputusan (penunjukan guru pengampu), dan ketentuan berlaku.  
3. Revisi: Draft dikirimkan ke tim administrasi dan bagian hukum untuk mendapatkan masukan dan perbaikan.  
4. Finalisasi: Setelah melalui beberapa putaran revisi, SKS final disetujui dan ditandatangani oleh kepala sekolah.  
5. Sosialisasi: SKS yang telah diterbitkan disebarkan kepada seluruh staf dan dijadikan dasar pelaksanaan kebijakan penunjukan.

3. Hasil dan Manfaat

Dengan diterbitkannya SKS, proses penunjukan guru berjalan lancar dan terstruktur. Dokumen ini memberikan kepastian hukum, memperjelas tugas dan wewenang, serta menjadi acuan bagi seluruh pihak terkait dalam pelaksanaan perubahan kurikulum.

Manfaat SKS yang Disusun dengan Baik

SKS yang disusun secara tepat dan profesional memberikan banyak manfaat, antara lain:

• SKS menjadi dasar yang sah untuk pelaksanaan kebijakan atau keputusan, sehingga seluruh pihak mengetahui apa yang harus dilakukan.  
• Dokumen resmi yang lengkap menjamin bahwa proses pengambilan keputusan dilakukan secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.  
• Dengan adanya ketentuan yang jelas dalam SKS, evaluasi pelaksanaan keputusan menjadi lebih mudah dilakukan.  
• SKS yang disusun rapi meminimalisir miskomunikasi dan memberikan pedoman yang jelas bagi implementasi kebijakan.

Tips Lanjutan untuk Penyusunan SKS

Selain langkah-langkah dasar yang telah dijelaskan, berikut beberapa tips lanjutan untuk meningkatkan kualitas SKS:

1. Pelajari Contoh SKS yang Sukses: Cari dan pelajari contoh-contoh SKS yang pernah diterbitkan oleh instansi lain. Dengan melihat format dan penyusunan yang sudah terbukti efektif, Anda dapat menyesuaikan gaya penulisan Anda sendiri.
2. Gunakan Bahasa yang Konsisten: Pastikan bahwa seluruh dokumen menggunakan bahasa yang konsisten, baik dari segi terminologi maupun gaya penulisan. Konsistensi ini akan membuat SKS terlihat lebih profesional dan mudah dipahami.
3. Buatlah Flowchart atau Diagram Alur: Untuk bagian isi keputusan, jika memungkinkan, sertakan diagram atau flowchart yang menggambarkan alur pelaksanaan kebijakan. Visualisasi ini dapat membantu pembaca memahami langkah-langkah yang harus diambil.

Baca Juga: metode Penelitian dalam Skripsi

Kesimpulan

Menyusun SKS yang tepat merupakan kunci sukses dalam pelaksanaan berbagai kebijakan di lingkungan instansi. Dengan mengikuti panduan praktis yang telah dibahas di atas—mulai dari pemahaman dasar, penyusunan kerangka, manajemen waktu, hingga teknik penulisan dan revisi Anda akan lebih siap dalam membuat dokumen resmi yang informatif, jelas, dan profesional.  Akhir kata, ingatlah bahwa kunci utama dalam menyusun dokumen resmi adalah ketelitian, konsistensi, dan keseriusan dalam mengolah informasi. Terus asah kemampuan menulis Anda melalui latihan dan evaluasi berkala, dan jangan ragu untuk mencari masukan dari rekan maupun atasan. Dengan demikian, setiap SKS yang Anda buat akan menjadi bukti nyata dari profesionalisme dan dedikasi dalam menjalankan tugas administratif.

Jika Anda memiliki keraguan dalam pembuatan tips mengatur SKS Anda dapat menghubungi Akademia untuk konsultasi mengenai tips mengatur SKS yang telah Anda buat dan dapatkan saran terbaik dari mentor profesional yang kredibel dibidangnya.

Penulis: Saskia Pratiwi Oktaviani