Dalam proses publikasi ilmiah, penulis akan menemukan berbagai istilah administratif yang berkaitan dengan status naskah dan penerbitan artikel. Dua istilah yang cukup sering digunakan adalah Letter of Acceptance (LoA) dan Letter of Eligibility (LoE). Keduanya dapat muncul dalam proses publikasi, tetapi memiliki fungsi dan makna yang berbeda.
Memahami perbedaan LoA dan LoE penting bagi mahasiswa, dosen, peneliti, maupun penulis artikel ilmiah agar tidak keliru dalam membaca status naskah yang sedang diproses. Kesalahan memahami kedua istilah tersebut dapat menyebabkan penulis menganggap artikelnya sudah diterima, padahal dokumen yang diperoleh belum tentu menunjukkan penerimaan artikel untuk diterbitkan.
Secara umum, LoA berkaitan dengan pernyataan penerimaan artikel oleh jurnal atau penerbit. Sementara itu, LoE dapat berkaitan dengan pernyataan kelayakan atau pemenuhan persyaratan tertentu, tergantung pada kebijakan institusi, jurnal, konferensi, atau penerbit yang mengeluarkannya. Karena penggunaan istilah LoE tidak selalu seragam, penulis perlu melihat konteks dan isi dokumen secara keseluruhan.
Pembahasan
Dalam publikasi ilmiah, setiap jurnal memiliki prosedur editorial yang berbeda. Setelah artikel dikirimkan, naskah biasanya melewati tahap pemeriksaan awal, review, revisi, hingga keputusan akhir dari editor. Pada tahap tertentu, penulis dapat menerima dokumen atau surat resmi yang menjelaskan status artikel.
LoA merupakan singkatan dari Letter of Acceptance. Surat ini pada dasarnya merupakan surat yang menyatakan bahwa artikel telah diterima oleh jurnal atau penerbit untuk dipublikasikan. LoA biasanya diberikan setelah editor dan reviewer menyelesaikan proses penilaian sesuai dengan prosedur jurnal.
Ketika menerima LoA, penulis perlu membaca isi surat dengan teliti. Beberapa jurnal dapat mencantumkan informasi mengenai judul artikel, nama penulis, nama jurnal, volume, nomor edisi, perkiraan waktu terbit, hingga informasi mengenai DOI jika sudah tersedia. Namun, tidak semua LoA memiliki format yang sama.
Sementara itu, LoE dapat digunakan sebagai singkatan dari Letter of Eligibility atau surat yang menyatakan bahwa suatu naskah atau pihak tertentu memenuhi persyaratan yang ditentukan. Makna spesifiknya sangat bergantung pada pihak yang menerbitkan dokumen tersebut. Karena itu, istilah LoE tidak boleh langsung dianggap sebagai surat penerimaan artikel.
Dalam beberapa lingkungan akademik, LoE dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa artikel atau penulis telah memenuhi kriteria tertentu sebelum melanjutkan ke tahapan berikutnya. Oleh sebab itu, penulis harus memeriksa keterangan yang tertulis di dalam dokumen, bukan hanya melihat nama suratnya.
1. Perbedaan LoA dan LoE yang Paling Utama
Perbedaan LoA dan LoE dapat dilihat dari tujuan penerbitan surat. LoA secara langsung berkaitan dengan keputusan penerimaan artikel. Surat tersebut menjadi bukti administratif bahwa naskah telah dinyatakan diterima berdasarkan keputusan jurnal.
LoE memiliki fungsi yang lebih bergantung pada konteks. Jika LoE berarti Letter of Eligibility, dokumen tersebut umumnya menunjukkan bahwa persyaratan tertentu telah terpenuhi atau suatu naskah dinyatakan memenuhi kriteria yang ditetapkan. Hal ini tidak selalu berarti artikel sudah mendapatkan keputusan final untuk diterbitkan.
Perbedaan tersebut penting karena penulis sering kali menggunakan dokumen publikasi sebagai salah satu persyaratan akademik. Misalnya, mahasiswa yang sedang menyelesaikan skripsi atau tesis mungkin diminta menunjukkan bukti artikel diterima jurnal. Dalam kondisi seperti ini, dokumen yang dibutuhkan biasanya harus secara jelas menyatakan bahwa artikel telah diterima.
2. Perbedaan dari Status Artikel
LoA menunjukkan status artikel yang sudah mendapatkan keputusan acceptance dari jurnal. Artinya, proses penilaian terhadap artikel telah menghasilkan keputusan bahwa artikel tersebut diterima untuk publikasi, meskipun masih mungkin terdapat proses administratif atau produksi sebelum artikel benar-benar terbit.
LoE tidak secara otomatis menunjukkan status yang sama. Dokumen tersebut perlu diperiksa berdasarkan keterangan yang diberikan oleh jurnal atau institusi penerbit. Jika isi surat hanya menyatakan bahwa artikel memenuhi persyaratan tertentu, penulis tidak seharusnya menganggapnya sebagai acceptance letter.
Status artikel juga dapat berubah selama proses publikasi. Sebelum mendapatkan LoA, artikel dapat berada dalam status submitted, under review, revision required, accepted, atau status lain sesuai sistem jurnal. Oleh karena itu, penulis sebaiknya menyimpan seluruh komunikasi dari jurnal untuk mengetahui perkembangan naskah secara lengkap.
3. Perbedaan Isi Dokumen
LoA umumnya mencantumkan informasi yang berkaitan langsung dengan penerimaan artikel. Informasi tersebut dapat berupa judul artikel, nama penulis, nama jurnal, pernyataan penerimaan, serta informasi mengenai edisi atau jadwal publikasi jika sudah ditentukan.
Pada LoE, isi dokumen dapat berbeda-beda. Surat tersebut mungkin berisi pernyataan bahwa suatu naskah telah memenuhi kriteria tertentu. Dalam konteks tertentu, LoE juga dapat memuat informasi administratif lain yang tidak menunjukkan bahwa artikel telah memperoleh keputusan acceptance.
Karena format dokumen dapat berbeda antarjurnal dan institusi, penulis tidak sebaiknya menentukan status hanya berdasarkan tampilan surat. Pernyataan utama dalam dokumen harus menjadi perhatian utama.
4. Perbedaan dari Tahap Penerbitan
LoA biasanya berada pada tahap yang lebih dekat dengan publikasi dibandingkan dokumen yang hanya menyatakan kelayakan. Setelah LoA diterbitkan, artikel masih dapat melalui proses copyediting, layout, proofreading, pembayaran biaya publikasi jika ada, dan penjadwalan terbit.
Hal ini berarti LoA juga tidak selalu sama dengan artikel yang sudah terbit. Artikel yang sudah mendapatkan acceptance belum tentu langsung dapat ditemukan dalam edisi jurnal. Penulis perlu membedakan antara accepted, in press, online first, dan published.
Sementara itu, LoE dapat diterbitkan pada tahap tertentu sesuai prosedur lembaga atau penerbit. Karena penggunaannya tidak seragam, penulis perlu memastikan posisi dokumen tersebut dalam keseluruhan alur publikasi.
5. Mengapa Penulis Perlu Memahami Perbedaan LoA dan LoE?
Pemahaman mengenai perbedaan LoA dan LoE membantu penulis menghindari kesalahan administratif. Hal ini sangat penting ketika dokumen publikasi digunakan untuk kebutuhan akademik, seperti persyaratan kelulusan, kenaikan jabatan, laporan penelitian, atau dokumentasi institusi.
Jika pihak kampus meminta LoA sebagai bukti artikel diterima, penulis harus memastikan bahwa surat yang diberikan jurnal benar-benar menyatakan acceptance. Dokumen lain yang hanya menjelaskan kelayakan belum tentu dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Selain itu, memahami istilah publikasi juga membantu penulis berkomunikasi dengan editor jurnal. Ketika terdapat ketidakjelasan mengenai status artikel, penulis dapat mengajukan pertanyaan dengan lebih spesifik dan tidak salah menginterpretasikan informasi dari sistem jurnal.
Cara Memeriksa LoA dan LoE dari Jurnal
Ketika mendapatkan dokumen dari jurnal, langkah pertama adalah memeriksa nama dokumen dan identitas penerbitnya. Pastikan surat benar-benar berasal dari jurnal atau penerbit yang bersangkutan. Perhatikan nama jurnal, alamat situs resmi, identitas editor, dan informasi artikel.
Selanjutnya, baca bagian utama surat. Untuk LoA, cari pernyataan yang secara jelas menunjukkan bahwa artikel telah diterima untuk publikasi. Kata-kata seperti accepted for publication biasanya menunjukkan keputusan penerimaan, tetapi penulis tetap perlu membaca keseluruhan konteks surat.
Untuk LoE, perhatikan istilah eligibility atau pernyataan mengenai pemenuhan persyaratan. Jangan langsung menyimpulkan bahwa dokumen tersebut merupakan bukti artikel telah diterima. Jika maknanya tidak jelas, penulis dapat menghubungi editor atau pihak administrasi jurnal.
Penulis juga sebaiknya mencocokkan informasi di dalam surat dengan sistem jurnal. Judul artikel, nama penulis, manuscript ID, dan informasi lainnya harus sesuai dengan naskah yang dikirimkan. Ketidaksesuaian data perlu dikonfirmasi sebelum dokumen digunakan sebagai bukti administratif.
LoA Tidak Sama dengan Artikel Sudah Terbit
Salah satu kesalahpahaman yang cukup umum adalah menganggap LoA sebagai tanda bahwa artikel sudah dipublikasikan. Padahal, LoA menunjukkan penerimaan, bukan selalu penerbitan final.
Setelah artikel diterima, jurnal dapat melakukan beberapa tahapan tambahan. Editor dapat meminta perbaikan minor, tim produksi dapat melakukan layout, dan penulis dapat diminta memeriksa proof artikel. Setelah seluruh proses selesai, artikel baru dapat diterbitkan secara online atau masuk ke edisi tertentu.
Karena itu, penulis harus menggunakan istilah yang tepat ketika menjelaskan status artikel. Artikel yang sudah memperoleh LoA lebih tepat disebut sebagai artikel yang telah diterima untuk publikasi, sedangkan artikel yang sudah tersedia secara resmi di jurnal dapat disebut sebagai artikel yang telah dipublikasikan.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan LoA atau LoE
Penulis perlu memastikan dokumen yang digunakan sesuai dengan kebutuhan. Jika dokumen digunakan untuk administrasi kampus, periksa apakah kampus mensyaratkan LoA, bukti accepted, atau artikel yang sudah terbit. Setiap institusi dapat memiliki aturan yang berbeda.
Selain itu, perhatikan tanggal surat, identitas artikel, dan nama jurnal. Informasi tersebut penting untuk membuktikan hubungan antara surat dan artikel yang diajukan.
Penulis juga perlu berhati-hati terhadap dokumen yang mengatasnamakan jurnal tetapi tidak memiliki informasi penerbit yang jelas. Sebelum menggunakan surat sebagai dokumen akademik, pastikan sumbernya dapat diverifikasi melalui kanal resmi jurnal.
Kesimpulan
Perbedaan LoA dan LoE terutama terletak pada fungsi dan status yang ditunjukkan oleh dokumen tersebut. LoA atau Letter of Acceptance berkaitan dengan penerimaan artikel untuk dipublikasikan oleh jurnal. Sementara itu, LoE yang merujuk pada Letter of Eligibility berkaitan dengan pernyataan kelayakan atau pemenuhan persyaratan tertentu dan maknanya dapat berbeda sesuai konteks penerbit.
Memahami perbedaan LoA dan LoE penting agar penulis tidak salah menggunakan dokumen publikasi. LoA juga perlu dibedakan dari artikel yang sudah benar-benar terbit karena penerimaan artikel masih dapat diikuti proses produksi dan penerbitan.
Pada akhirnya, penulis sebaiknya selalu membaca isi surat secara lengkap dan memeriksa aturan jurnal maupun institusi yang membutuhkan dokumen tersebut. Dengan memahami fungsi setiap dokumen, proses administrasi publikasi ilmiah dapat dilakukan dengan lebih tepat dan terhindar dari kesalahpahaman.
